El primer paso para acceder a las soluciones de reducción de costos y aumento de eficiencia en el proceso documental, es dar un salto cualitativo en el hardware, al cual llamamos “digitalización”, es decir, el recambio de todos los equipos de copiado e impresión análogos de la empresa por sus equivalentes digitales.
¿Qué diferencia hay entre la tecnología análoga y la digital?
En un sistema de copiado análogo, el original es iluminado en una proyección de luz que es usada para la creación de una imagen. Esta imagen pasa a través de un camino de espejos hacia un lente, en donde es proyectada en un cilindro. La imagen es entonces transferida del cilindro a la hoja de copiado. Por cada copia hecha se repite este proceso. El procesamiento digital es muy superior, ya que el original es convertido en señales digitales que permiten una reproducción de imagen óptima y la posibilidad de manipulación en la edición de la imagen.
Con las copiadoras digitales, el original es registrado solo una vez, pudiendo hacer luego múltiples copias con idéntica calidad. La imagen pasa a través de un camino de espejos hacia un lente (similar a una copiadora análoga). Luego entra en un Charged Coupler Device CCD, en donde la imagen es convertida en señales digitales (puntos negros y blancos o “pixels”). Estas señales son manipuladas por la Unidad Procesadora de Imagen, y enviadas a un rayo láser que convierte estas señales en imagen en el cilindro. El cilindro la trasfiere al papel, como una copiadora análoga normal. Dado que las imágenes se manejan como señales digitales la calidad de la copia esta asegurada. Además, la tecnoloía láser asegura la producción de caracteres finos, así como también controla la resolución de la imagen.
¿Cuáles son las ventajas operativas (eficiencia) de la digitalización?
Tarea: Un medico solicita a su asistente sacar un juego de fotocopias de una historia clínica con análisis de 25 páginas, que esta escrita en doble faz y posee algunas páginas en color y otras en blanco y negro. También le encarga escanear ese original y enviárselo únicamente a otros 3 médicos por él designados, a fin de realizar ínter consulta.
Empresa análoga: El empleado comienza a fotocopiar carilla por carilla el documento en su pequeña copiadora análoga, demorando 30 minutos en completar el proceso, y obteniendo un juego en blanco y negro. Lo abrocha y se lo entrega a su superior.Luego digitaliza el documento en su escáner convencional, nuevamente, carilla por carilla, demorando otros 30 minutos en completar el proceso. Guarda todas las páginas escaneadas en su PC en un archivo ZIP con un peso total de 3 MB. Envía por e-mail el archivo a los 3 médicos destinatarios, demorando 7 minutos en cargar el archivo. Los médicos reciben el archivo adjunto y lo guardan cada uno en su PC (generalmente sin borrar luego el mail), demorando 3 minutos más en bajarlo. Cada medico visualiza la historia clínica pagina por página como documentos separados. Al culminar, redactan en su procesador de textos las observaciones y recomendaciones en un documento aparte. Cada uno imprime en su inkjet de escritorio las hojas con las observaciones y las entrega al medico que las ha solicitado.
Empresa digital: El empleado coloca la historia clínica original en un multifunción digital mixto centralizado. El multifunción, a través de sus dispositivos automáticos (alimentador y doble faz), escanea por sí solo las 25 páginas (50 carillas) en una sola pasada demorando 60 segundos. A través del visor (dispositivo e-copy) el equipo pregunta al usuario que desea hacer con el escaneado. El empleado indica la opción de imprimir un juego en el momento (que se imprime en 60 segundos). Mientras el equipo empieza a imprimir, desde el mismo visor asigna un nombre al archivo y lo envía a un servidor central dentro de una carpeta, pudiendo escoger el formato deseado (PDF, DOC, HTML, JPG, etc.). Inmediatamente los médicos pueden acceder desde su PC en red al material escaneado. Cada uno verá el archivo como un documento integrado (no como hojas sueltas). Podrán hacer sus comentarios digitalmente sobre el mismo documento, utilizando texto, marcas y sellos virtuales. Ese documento con sus respectivas modificaciones permanecerá guardado en el repositorio central digital, pudiendo ser consultado por todo el personal autorizado en cualquier momento y mediante múltiples opciones de búsqueda por paciente, numero de expediente, tema, fecha, etc.
Conclusiones:
* 1 hora y 10 minutos perdidos en la empresa análoga, versus solo 60 segundos en la empresa digital.
* 21 MB de espacio total requerido en la empresa análoga, versus solo 3 MB en la empresa digital.
* 5 equipos dispersos no integrados (1 copiadora, 1 escáner y 3 impresoras) en la opción análoga, versus solo 1 multifunción central en la opción digital.
* Ante cada problema, por lo menos 3 proveedores en la opción análoga (uno para copiadoras, otro para hardware e impresoras, y otro para software), versus un único proveedor en la empresa digital.
* Falta de control sobre costos y cantidades de documentos impresos o copiados en la empresa análoga, versus control total y centralizado sobre todo el proceso documental en la empresa digital.
* Información estática, dispersa y de difícil acceso en la empresa análoga, versus información editable, centralizada, compartida, y de fácil acceso en la empresa digital.
¿Cuáles son las ventajas económicas de la digitalización?
El digitalizar y terciarizar el proceso documental posee importantes ventajas económicas, financieras e impositivas a saber:
* Desconocimiento del costo total por cada página procesada en la alternativa analoga, versus costos transparentes, conocidos y controlados en la opción digital
* Costo por página por lo menos 25% más bajos en los equipos digitales versus los análogos
* Necesidad de hacer una onerosa inversión con capital propio en la empresa analoga, versus ausencia de inversión alguna en la alternativa digital.
* Equipamiento considerado un activo propio en la empresa análoga, versus equipamiento considerado como un costo de operación en la empresa digital (con los beneficios fiscales que ello implica)
¿Cuánto debemos invertir para adquirir equipos digitales?
Nada. Un proveedor integral le brinda los equipos bajo sistemas de alquiler o Leasing, que incluyen un mantenimiento integral para su proceso documental.
¿Cómo se lleva a cabo la digitalización de la empresa?
Esto se lleva a cabo a través de la visita inicial de un consultor especializado en proceso documental en donde este observa la disposición de las oficinas, la dotación tecnológica existente, el work flow de documentos, y la demanda de impresiones color y blanco y negro de cada area. En función de variables como: cantidad de usuarios, disposición de las oficinas, tipo de necesidades de procesamiento de documentos, volumen de impresión/copiado de cada area y presupuesto de la empresa; el asesor confecciona un plan de equipamiento a medida; completando, actualizando o bien reemplazando la tecnología existente. Este plan es ofrecido en modalidad de compra, alquiler o leasing, y se lo diseña apuntando a maximizar dos objetivos: que el cliente eleve su nivel de productividad (eficiencia, control y rapidez en el procesamiento de documentos) al mismo tiempo que reduce sus costos operativos.
¿Que otros cambios organizacionales facilita la digitalización?
Además del cambio tecnológico introducido por la digitalización, la empresa sufre una transformación estructural, en la cual se rediseña el circuito documental, se anulan funciones duplicadas y se optimizan los flujos; apuntando a reducir costos y ganar en productividad.Se apunta básicamente a la formación de centros de impresión por área, que capten y reemplacen a las costosas impresiones ink-jet de escritorio. Se cambian muchas impresoras pequeñas por pocas y grandes. De esta manera no solo se reducen sensiblemente los costos de impresión (reemplazando la tinta líquida por toner) sino que se logra controlar el manejo de documentos, a través de un administrador central de impresión.
¿Que proveedor puede digitalizar responsablemente mi empresa?
Syteco s.a. cuenta con una trayectoria de mas de 25 años aplicando soluciones tecnológicas al proceso documental. Sus asesores son expertos en "documentos" y nadie mejor que ellos podrá encontrar la respuesta adecuada a sus necesidades.
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